آیا بعد از کرونا امکان انجام ممیزی استاندارد های ایزو به صورت مجازی و از راه دور وجود دارد؟

انجام فعالیت های ممیزی به دلیل نیاز به بررسی و مشاهده بنظر فعالیتی نیازمند به حضور یک ممیز به نظر می آید اما پس از همه گیری کرونا امکان انجام ممیزی استاندارد های ایزو به صورت مجازی و از راه دور نه تنها وجود دارد، بلکه به یک روش پذیرفته شده و رایج در بسیاری از کشور ها و سازمان ها تبدیل شده است. این تغییر به دلیل ضرورت تداوم فعالیت‌ها در دوران محدودیت‌های فیزیکی آغاز شد و اکنون به عنوان یک گزینه دائمی در فرایندهای ممیزی استاندارد های ایزو تثبیت شده است. در ادامه جزئیات این موضوع بررسی می شود.

تأیید رسمی ممیزی از راه دور

پس از شیوع کرونا در سال ۲۰۲۰، سازمان بین المللی استانداردسازی و انجمن بین المللی اعتباربخشی دستورالعمل هایی برای انجام ممیزی های مجازی منتشر کردند. به عنوان مثال سند IAF ID 12:2015 و اطلاعیه های مرتبط با کووید-۱۹، چارچوب هایی را برای ممیزی از راه دور ارائه دادند. این دستورالعمل ها همچنان معتبر هستند و مراجع صدور گواهینامه و نهاد های اعتباربخشی از آنها برای انجام ممیزی های مجازی استفاده می کنند.

مزایای ممیزی مجازی

• کاهش هزینه ها و زمان: ممیزی از راه دور نیاز به سفر ممیزان را حذف می کند، که این امر هزینه های حمل و نقل و اقامت را کاهش می دهد و زمان بندی را انعطاف پذیرتر می کند.
• دسترسی گسترده تر: شرکت هایی که در مناطق دورافتاده یا خارج از دسترس هستند، می توانند به راحتی مورد ارزیابی قرار گیرند.
• تداوم فعالیت ها: در شرایطی مانند بحران های بهداشتی یا محدودیت های جغرافیایی، ممیزی مجازی تضمین کننده ادامه فرایند صدور یا تمدید گواهینامه است.

نحوه انجام ممیزی از راه دور

ممیزی مجازی با استفاده از فناوری های دیجیتال مانند ویدئوکنفرانس با استفاده از برنامه هایی مانند Zoom، Microsoft Teams، برنامه های اشتراک اسناد آنلاین مانند Google Drive، Dropbox و سیستم های مدیریت الکترونیکی انجام می شود. مراحل اصلی شامل:

• بررسی اسناد: مدارک و مستندات سیستم مدیریت از طریق پلتفرم های امن ارسال و بررسی می شوند.
• مصاحبه ها: ممیزان با کارکنان و مدیران از طریق تماس تصویری مصاحبه می کنند.
• بازدید مجازی: در صورت نیاز، از دوربین ها یا تور های مجازی برای مشاهده فرایند ها و محیط کار استفاده می شود.

محدودیت ها و چالش های انجام ممیزی از راه دور

• عدم دسترسی به جزئیات فیزیکی: برخی جنبه ها، مانند بررسی تجهیزات یا شرایط محیطی خاص ممکن است به صورت کامل از راه دور قابل ارزیابی نباشند.
• وابستگی به فناوری: کیفیت اینترنت، امنیت داده ها و دسترسی به ابزارهای دیجیتال می تواند بر فرآیند تأثیرگذار باشد.
• پذیرش محدود در برخی موارد: برای ممیزی های اولیه یا استاندارد های خاص مثل ISO 45001 که به ایمنی محیط کار مرتبط است، بسته به محصولات یا خدماتی که ارائه می دهند ممکن است ممیزی از راه دور مناسب نباشد.

برای بررسی امکان ممیزی از راه دور ابتدا باید ارزیابی ریسک انجام شود.